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INFORMÁTICA: LIVRE-SE DE FRAUDES
Artigo publicado na edição número 322 da Revista Hotel News

    Eng. Luiz Mario Pedrozo(*)

A operação dos hotéis é bastante vulnerável a ações fraudulentas cujas conseqüências vão desde uma pequena diminuição da eficiência e da rentabilidade até a completa inviabilidade do empreendimento. Sem dúvida, hoje, os empresários estão atentos a esse grave problema, sendo indiscutível o esforço e as ações que desenvolvem para proteger a operação de fraudes. Na raiz do problema está o fato de que algumas das características da atividade facilitam ações fraudulentas. Entre elas estão a simultaneidade de ações que dificulta o controle, a múltipla venda de diferentes serviços e produtos, a necessidade de equipes com revezamento em turnos e o elevado turnover.

O bloqueio de ações fraudulentas no ambiente hoteleiro requer um entendimento sobre como se processam e se instalam na empresa e de forma a informática pode e deve ser utilizada para identificar e impedir as fraudes.   Num ambiente informatizado, no qual a informática não é cosmética e, sim, parte dos processos essenciais da administração, lançamentos não podem ser excluídos.  Assim, uma diária lançada (débito) só pode ser compensada por um pagamento (crédito) ou há que se fazer estorno ou desconto.  De qualquer forma, todo e qualquer lançamento é perfeitamente identificado com atributos indicando quem, quando e como foi feito.  Assim é muito fácil concluir se um lançamento é legítimo ou não.

Para melhor compreender como as fraudes se processam no ambiente hoteleiro podemos classificá-las em dois tipos básicos: fraudes que reduzem a receita, lesando o hóspede o hotel ou ambos, e fraudes que aumentam a despesa.

1- Fraudes que reduzem a receita

As operações fraudulentas que reduzem a receita podem ocorrer na recepção, na reserva, no bar ou restaurante e no faturamento.

Na recepção, entre as diversas fraudes praticadas, algumas suprimem receitas do hotel (hóspede entra sem o correspondente check-in) e outras aumentam os valores cobrados dos clientes sem o devido repasse ao meio de hospedagem. No primeiro caso, a discrepância entre informações registradas no sistema pela governança e recepção é uma forte evidência do problema. O relatório de ligações não cobradas também confirma o uso irregular do apartamento. Quanto ao segundo caso, o mais comum é a transferência para a conta do hóspede de um lançamento do gasto com minirrefrigerador – se ele paga em espécie ou cheque, o lançamento é novamente transferido para a próxima vítima, finalizando-se o chek-out com os valores originais. O numerário excedente fica na mão do recepcionista. Neste caso os registros das operações de transferência do sistema hoteleiro são claros e indicam com precisão como, quem e qual a freqüência da irregularidade. Hoje, o Sistema de automação hoteleira da PC Systems registra mais de 50 operações que podem dar margem a fraudes, o que permite uma fácil identificação das irregularidades praticadas.

2 – Fraudes que aumentam a despesa

As operações fraudulentas que aumentam a despesa podem ocorrer no almoxarifado (consumo), nas compras e no contas a pagar.

As irregularidades no almoxarifado podem ser facilmente identificadas por meio de relatórios que reportam o consumo de cada usuário por item em ordem decrescente de valor (classificação ABC).

Nas compras, a fraude mais comum é a aquisição por valores acima do mercado. Como as notas fiscais alimentam o sistema tanto para o controle do estoque como para contas a pagar, o histórico de consumo e preços fica inteiramente registrado e é disponível para se auditar variações de preço. Até mesmo no caso de notas em que o material não foi recebido, no primeiro inventário físico ficará evidente a fraude.

No departamento de contas a pagar, os pagamentos referentes à aquisição de itens de estoque só determinam a impressão do correspondente cheque se a nota fiscal for previamente cadastrada pelo almoxarifado. Quanto aos demais pagamentos, o controle se faz com base na série histórica registrada e com a confrontação de registros, saldos e lançamentos bancários.

Finalmente, com a informatização, a operação hoteleira livre de fraudes sai do terreno das idéias e se transforma em realidade, fortalecendo o parque hoteleiro nacional e atendendo à demanda dos empresários do setor, que exigem uma automação profissional e de resultados.

  
 (*) O Eng. Luiz Mario Pedrozo é o Diretor Executivo da PC Systems